IL PLANNING

ALCUNI UTILI CONSIGLI SU COME STRUTTURARLO

Croce e delizia della quasi totalità dei centri fitness. Se funziona tutto è splendido! Se non funziona…sono dolori!
Ma sai veramente che cosa è un Planning Corsi e a cosa serve? Come si realizza… Se è una struttura fissa oppure fluida…Quante ore e quanti trainer servono…Se è una voce di costo o di ricavo…come ne valuto l’andamento…ecc ecc
Sono davvero tante le riflessioni da fare prima di realizzare un “Planning Corsi” che potrebbero aiutare sia te che il club.
Ma partiamo dall’inizio.
Possiamo affermare, senza ombra di dubbio, che il Planning Corsi è uno (probabilmente il più voluminoso) dei “servizi” offerti dal Club.
Mi vorrei però soffermare sull’aspetto più espressamente organizzativo di questo servizio e cioè su quali passi fare per comprenderne al meglio la sua organizzazione e gestione.
La prima cosa che devi imparare è questa, “non sarà mai possibile accontentare tutti i soci!” quindi tranquillo e lavora lo stesso…ora continua a leggere e smettila di pensare a tutte le volte che hai perso il sonno per questo motivo…
Prima cosa da fare insieme alla proprietà del club è quella di “stabilire un budget” da investire in questo servizio…sei un direttore (ergo manager) quindi gestisci risorse sia economiche che umane…un budget che dovrai spalmare e gestire su tutto l’anno e non “ad minchiam”…ops…volevo dire senza criterio logico tra costi e benefici.
Per farlo nel miglior modo possibile dovrai decidere in fase progettuale quanto ti costerà ogni mese e quindi dovrai decidere quante ore erogare settimanalmente.
Decidi un costo orario per le ore di copertura, possibilmente fisso…ma quale possibilmente, “obbligatorio” se vuoi salva la vita… solo dopo procedi creando una griglia orari completamente vuota. Su quella andrai ad occupare (nb: senza mettere la tipologia della lezione) tutte le caselle che ritieni necessario occupare per coprire almeno gli orari di maggiore affluenza al club. Se è un club in apertura affidati al buon senso, se invece è un club già attivo potrai verificare i flussi di accesso direttamente dal programma gestionale del centro. Solo dopo aver occupato le ore base andrai a riempire le altre che riterrò necessario (ti ricordo che ancora non hai inserito le lezioni).
Alla fine farai la prima simulazione di costi. Se è troppo elevato il costo rivedrai la procedura attuando le correzioni del caso mentre, se il rapporto ore/costi è buono, andrai a valutare con quali lezioni andare a compilare la griglia. Presta attenzione all’orario di inizio delle lezioni e fai in modo di non creare problemi negli spogliatoi facendone partire troppe tutte insieme. Non ci si pensa mai ma quello del sovraffollamento degli spogliatoi è spesso un problema che ci auto-generiamo.
A questo punto devi porti una ulteriore domanda…la prima è: “a quale pubblico voglio rivolgermi?”. Questo definirà la tipologia di lezioni e conseguentemente condizionerà la scelta delle persone che collaboreranno con la struttura.
Riguardo alla tipologia di lezione ti dico intanto una cosa… non è necessario inserire nel planning le lezioni che vanno di moda... quelle, proprio perché “di moda” passano mentre il club rimane. Dai spazio alla varietà (con criterio e senza nomi o attività di fantasia tipo “addominal-killer”…rabbrividisco solo all’idea) e, un consiglio spassionato, non disporre le stesse lezioni negli stessi orari, questo non genera rotazione da parte dei soci, ne tantomeno interesse verso altre attività.
A questo punto selezionerai persone che servono a quel tipo di attività e attraverso le quali erogherai il servizio ai soci. E’ preferibile che i trainer siano mediamente bravi ma polivalenti piuttosto che fenomeni nel fare una sola cosa.
Ma il Planning dei Corsi è anche di più di quanto detto fin'ora...se è vero che i servizi che il Club offre ai suoi clienti “servono a mantenere una promessa fatta in fase di vendita!”, il planning è una delle più importanti
Tieni a mente questa cosa perché, a mio modesto parere, è fondamentale per conservare il tuo focus sempre al massimo.
Abbiamo parlato, all’inizio, di alcuni accorgimenti da tenere sempre a mente per realizzare un Planning Corsi…fatto?...bene…
Immagina ora di essere stato bravissimo e di aver attivato l’attività nel centro…tutto fatto?...bene!
Questo lo pensi tu! Invece col cavolo!...
Ora devi verificare “day-by-day” se tutto procede per il meglio e se quello che hai strutturato su carta si sta dimostrando una “tattica” corretta e vincente nel rispetto della “strategia” del club (leggi “L’arte della guerra di Sun Tzu”).
Da dove partire? Quali parametri devo controllare? Come li controllo? Queste alcune delle domande che devono stimolarti a cercare soluzioni utili e funzionali affinché tu possa realizzare sistemi di monitoraggio, ed eventualmente di correzione, per ottenere il meglio da questo servizio del club.
Se è vero che il Planning è una delle tattiche attuate per mantenere una promessa, possiamo dire che due delle sue funzioni più importanti per il Club sono:
in primis ottenere più iscrizioni e più abbonamenti. Per questo il planning deve essere attraente per varietà e tipologia di lezioni e per disponibilità di orari;
poi, fare in modo che ci sia una percentuale di “retention” più elevata. O meglio…se le persone sono contente del Planning e continuano a partecipare alle sessioni di gruppo, rinnoveranno più volentieri.
Per capire l’andamento del tutto parti da una cosa: “quante persone partecipano alle singole lezioni?”. Per controllare l’andamento crea una griglia settimanale delle sessioni e segna il numero dei partecipanti alle classi. Procedi in ordine giornaliero, poi settimanale e ovviamente mensile. Accumulando tempo ed esperienza potrai osservarne l’andamento con una buona capacità di lettura anche previsionale. Ma quando un corso va bene o va male?
Voglio darti un parametro numerico ed uno in espresso in euro.
Il Primo lo stabilirai attraverso due valori che sono: uno, più immediato, è il numero di strumenti disponibili (es. step, trx, bilancieri…ecc), l’altro, un po più complesso, sono metri quadri della sala.
Se il numero di attrezzi è un valore diretto che ti dà immediatamente un riferimento sull’andamento della lezione, il secondo è leggermente più complesso e te lo devi ricavare.
Ti sei mai chiesto quante persone devono entrare ad una lezione per ritenerle un numero soddisfacente?
Esiste un parametro…”tre metri quadri circa a testa”!...per fare in modo che le persone che partecipano ai corsi siano comode devi calcolare circa 3mq a persona. Dividi l’area totale della sala (dalla quale devi togliere un metro lineare per tutto il perimetro) in spazi da 3mq e otterrai il Massimo Numero di Partecipanti a quella lezione. Questo ti aiuterà a valutare l’andamento della lezione. Posso dirti che una buona percentuale di presenze si aggira intorno al 75%...hai letto bene 75%!
Il secondo parametro, espresso in euro, è il seguente: la sessione deve costare meno di 1,5€ pro-capite. Per dirla in soldoni…se un trainer ti costa 20,00€ l’ora e alla sua lezione ci sono in media 10 partecipanti (20,00€ diviso 10 partecipanti) il risultato è che la lezione costa troppo rispetto al numero di persone che sono soddisfatte di quel tipo servizio. E’ solo un esempio e non è un’assoluta verità (lo vediamo tra poco).
Questi due parametri hanno però alcune variabili alle quali sono strettamente connesse ma una fra tutte è fondamentale ed è “il numero di accessi al club”.
Come nelle scelte strategiche legate alla strutturazione del Planning, anche qui il numero degli accessi al club è determinante per valutare l’efficacia/efficienza delle lezioni di gruppo. Se in palestra ad un determinato orario sono presenti 20 persone, di cui 10 fanno sala pesi, 3 fanno la sauna, 7 un corso, possiamo dire che o il corso va bene oppure che il corso a quell’ora è inutile (questa è una scelta della dirigenza del club). Ovviamente non puoi pretendere che alle 15.00 gli accessi siano gli stessi delle 18.30 e per questo motivo che dovrai valutare bene il numero di partecipanti utili assegnandone eventualmente uno diverso ad ogni sessione.
Comincia da questi primi accorgimenti, realizza il tuo file di valutazione e seguine attentamente gli andamenti. Più sarai attento migliori saranno le opportunità di offrire ai clienti del club il miglior servizio possibile ed alla proprietà i migliori risultati.



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